Acervo de documentos - FTP
Sistema para o arquivamento de processos no formato digital.
Visão geral
O FTP é a ferramenta utilizada para arquivar os processos no formato digital e ele funciona de forma semelhante ao seu computador, organizando os arquivos dentro de pastas.
O conceito básico é que cada processo é uma pasta no FTP onde são adicionados os arquivos que o compõem. Para facilitar a organização foram criadas algumas regras, as principais são:
A criação ou renomeação de pastas é de responsabilidade da equipe do gabinete.
Todas as pastas dos processos e seus arquivos devem seguir as regras de nomenclatura descritas neste item "Como devo nomear as pastas e arquivos".
As pastas dos processos filhos (um aditivo, por exemplo) devem ser criados como pastas dentro do processo mãe ou de origem.
O processo mãe e todos os seus processos filhos devem ser tramitados de forma simultânea no Viproc.
Como estão organizados os processos no FTP?
Os processos estão organizados dentro de uma estrutura de pastas que espelha o modelo orçamentário das despesas do Estado.
Algumas destas pastas possuem sub-pastas que organizam os processos por categorias . Por exemplo, a pasta do custeio possui uma divisão por tipo de despesa, enquanto a da de editais de fomento se organiza pelo nome do edital.
Regras de utilização do FTP
Quem pode acessar, editar e apagar arquivos
🧙🏼♂️ Administrador: a equipe da COTIGD é a única que consegue excluir os arquivos e pastas (veja a seção como apagar arquivos). 👩🏽💼 Equipe gabinete: responsável por criar e renomear pastas. 👩🏽💻 Usuário comum: conseguem inserir e visualizar arquivos.
Como devo nomear as pastas e arquivos
🗂️ Pasta do processo mãe
Usar a seguinte estrutura: Número do processo_Nome_Especificação
Exemplo: 01311156_2021_ENEL ALTA TENSÃO_JAN-21📂 Pasta do processo filho
Estrutura: Número do processo_Apenso Número de controle (01,02...)
Exemplo: 01311156_2021_APENSO 01📄 Arquivos do processo
Estrutura: Número de controle (01,02...)_Número do processo_nome do arquivo
Exemplo: 01_01311156_2021_ENEL ALTA TENSÃO_JAN-21.pdfO primeiro arquivo (01) deve ser a capa do processo e os demais arquivos são numerados de acordo com a sequência que são inseridos no processo.
O que não fazer
❌ Adicionar o caractere de espaço no final do nome da pasta, pois isso acarreta um erro no sistema e torna inacessível para os usuários comuns. ❌ Utilizar caracteres especiais como aspas, barra, asterisco, ponto ou vírgula. ❌ Evitar o uso de acentos ou ç.
Erros comuns
Erro: não inseriu o número do processo nem o número de controle.
Correta: 02_01874231_2021_PAGINA 01 - OFICIO SECULT - PORTO DRAGAO.pdf
Erro: usou o caractere de ponto "." e adicionou a palavra "processo n°".
Correto: 01_02794495_2021_capa processo.pdf
Erro: não manteve o padrão de formatação do título nos dois últimos documentos inseridos, faltando inserir o número de controle e o número do processo.
Correto: 05_01220584_2021_DESPACHO COAFI - COMUBUSTIVEL JANEIRO.pdf
06_01220584_2021_Nota Empenho - Despesa - Janeiro.pdf
Como abrir novos processos
1. Pedido de abertura do processo junto ao Protocolo
A necessidade de abertura de processos pelas áreas internas da secretaria deverão ser solicitadas via e-mail para: protocolo@secult.ce.gov.br . O Protocolo criará a primeira folha do processo e encaminhará, por meio do e-mail institucional do protocolo, a capa do processo para o e-mail institucional da área que solicitou a abertura.
2. Solicitação ao Gabinete para a criação da pasta no FTP
O setor solicitante deve enviar e-mail para remoto@secult.ce.gov.br com o texto abaixo solicitando a criação da pasta do processo no FTP.
3. Adicionar arquivos no FTP
É preciso obedecer as regras de nomenclatura dos arquivos. Caso precise de ajuda, veja as seções com as regras de nomenclatura e de como utilizar o FTP.
Os arquivos que necessitam de assinatura devem estar assinados para subir no FTP.
4. Despacho do processo
Ao ser despachado, o processo precisa ser tramitado no Viproc e avisado por e-mail ao setor de destino.
Como tramitar processos
1. Digitalização do processo
Processos físicos que já estão em tramitação devem ser digitalizados pela área em que o processo se encontra fisicamente, e colocados no Drive, na pasta da área, compartilhado pelo gabinete.
Os processos constantes na pasta do Drive já compartilhada com cada coordenadoria serão organizados pelo Gabinete em pasta no FTP.
Caso o setor necessite de algum processo que já tenha sido digitalizado, esteja na pasta do Drive, mas ainda não tenha sido incluído no FTP, a área deve seguir o item "Como abrir novos processos".
2. Solicitação ao Gabinete para a criação da pasta no FTP
O setor solicitante deve enviar e-mail para remoto@secult.ce.gov.br com o texto abaixo solicitando a criação da pasta do processo no FTP.
3. Despacho do processo
Ao ser despachado, o processo precisa ser tramitado no Viproc e avisado por e-mail ao setor de destino.
Dúvidas frequentes
Como encontrar um arquivo?
Entrar em contato com o setor que despachou o processo e solicitar o endereço da pasta dentro do FTP.
Como apagar arquivos?
Insira no começo do nome do arquivo a palavra excluir.
Abra um chamado no GLPI indicando a necessidade de exclusão de arquivo no FTP e informe o nome do arquivo e o local onde ele se encontra no FTP.
Erro ao tentar abrir um arquivo
Alguns arquivos podem dar erro ao tentar abrir diretamente do FTP. A recomendação é baixar o documento para o computador e depois solicitar a sua abertura.
Caso o problema permaneça, abra um chamado no GLPI.
Como instalar a ferramenta
O usuário terá que baixar o seguinte arquivo WinSCP por esse link. Espere a página carregar totalmente, pois o download será iniciado automaticamente.
Clicar no botão salvar. O local para salvar o arquivo fica a critério do usuário.
No Google Chrome o arquivo, para acesso rápido, vai ficar na barra inferior do seu navegador. Como está mostrado na imagem acima. Basta clicar no arquivo e executar o início da instalação.
O arquivo vai abrir uma caixa "Aviso de Segurança" perguntando se o usuário "Deseja executar este arquivo?", será necessário clicar no botão EXECUTAR para seguir com a instalação.
Seguindo o processo de instalação, o próximo passo é aceitar o "Acordo de Licença" clicando no botão Aceitar
O próximo passo é escolher o "Tipo de Instalação", o usuário precisa marcar o "Instalação Típica'' (recomendado) e clicar no botão Próximo.
Em "Ajuste iniciais de usuário" deve escolher o Estilo de Interface de usuário, clicar em Commander, em seguida clicar no botão Próximo.
Depois de fazer as configurações necessários, aparecer a janela "Pronto para Instalar" e o usuário clica no botão Instalar
O usuário deve aguardar o processo de instalação, que deve levar alguns minutos. Não precisa clicar em nenhum botão nesse momento.
O sistema irá informar que foi feita a instalação, deixe marcado os seguintes campos: Executar WinSCP e Abrir página web para iniciantes. Após isso clique no botão Concluir.
Como utilizar o FTP
Acessando o FTP com o login e senha, que foram enviados via GLPI, o usuário terá a visão de dois locais onde estão os arquivos.
À esquerda a ferramenta mostra os arquivos que estão no computador (pessoal) do usuário. À direita a ferramenta mostra os arquivos/pastas criados para as instruções processuais.
Para transferir um arquivo para a pasta que está dentro do Home Office, basta copiar o arquivo selecionado, usando CLTR+C (copiar) ou clicando com o segundo botão do mouse em cima do nome do arquivo e clicando em COPIAR
Para transferir o arquivo selecionado, use CLTR+V (colar) ou clicando no segundo botão do mouse na área/pasta para transferir o arquivo clicando em COLAR.
Uma caixa de upload vai aparecer para confirmar a transferência do arquivo. Confirme no botão OK e aguarde a transferência finalizar.
O usuário pode clicar em cima do arquivo, com o segundo botão do mouse, e visualizar algumas ações que podem ser executadas, como: Abrir, Editar, Download, Duplicar, Mover para, Excluir (ação só realizada pela TI) e Copiar.
O usuário também pode encontrar outras ou as mesmas ações no botões que ficam em cima das pastas..
Para baixar os arquivos selecionados
Renomear arquivo remoto selecionado
Atualizar conteúdo do diretório
Ir para o diretório inicial
Voltar para a pasta anterior do acesso. Na imagem o exemplo clicando no botão vai voltar para a pasta HOME OFFICE
A ação irá avançar para pasta que o usuário estava. No caso do exemplo da imagem vai para /HOME OFFICE/EDITAIS DE FOMENTO
Todo arquivo tem um caminho para chegar até ele e facilitar a procura. Em destaque segue o caminho para o arquivo que está dentro da pasta Processos Judiciais. Essa informação deve ser enviada no email, quando for informado que o documento está no FPT.
Para copiar, basta clicar na informação em destaque na imagem "Caminho para o arquivo".
Será aberto uma caixa de ação, onde o caminho já está selecionado. Basta usar o comando CLTR+C e fechar a caixa, clicando no X, e copiar a informação usando CLTR+V no corpo do email.
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