Acervo de documentos - FTP
Sistema para o arquivamento de processos no formato digital.
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O FTP Ć© a ferramenta utilizada para arquivar os processos no formato digital e ele funciona de forma semelhante ao seu computador, organizando os arquivos dentro de pastas.
O conceito bĆ”sico Ć© que cada processo Ć© uma pasta no FTP onde sĆ£o adicionados os arquivos que o compƵem. Para facilitar a organizaĆ§Ć£o foram criadas algumas regras, as principais sĆ£o:
A criaĆ§Ć£o ou renomeaĆ§Ć£o de pastas Ć© de responsabilidade da equipe do gabinete.
Todas as pastas dos processos e seus arquivos devem seguir as regras de nomenclatura descritas neste item "".
As pastas dos processos filhos (um aditivo, por exemplo) devem ser criados como pastas dentro do processo mĆ£e ou de origem.
O processo mĆ£e e todos os seus processos filhos devem ser tramitados de forma simultĆ¢nea no Viproc.
Os processos estĆ£o organizados dentro de uma estrutura de pastas que espelha o modelo orƧamentĆ”rio das despesas do Estado.
Algumas destas pastas possuem sub-pastas que organizam os processos por categorias . Por exemplo, a pasta do custeio possui uma divisĆ£o por tipo de despesa, enquanto a da de editais de fomento se organiza pelo nome do edital.
Usar a seguinte estrutura: NĆŗmero do processo_Nome_EspecificaĆ§Ć£o
Estrutura: NĆŗmero do processo_Apenso NĆŗmero de controle (01,02...)
Estrutura: NĆŗmero de controle (01,02...)_NĆŗmero do processo_nome do arquivo
O primeiro arquivo (01) deve ser a capa do processo e os demais arquivos sĆ£o numerados de acordo com a sequĆŖncia que sĆ£o inseridos no processo.
ā Adicionar o caractere de espaƧo no final do nome da pasta, pois isso acarreta um erro no sistema e torna inacessĆvel para os usuĆ”rios comuns. ā Utilizar caracteres especiais como aspas, barra, asterisco, ponto ou vĆrgula. ā Evitar o uso de acentos ou Ƨ.
Erro: nĆ£o inseriu o nĆŗmero do processo nem o nĆŗmero de controle.
Correta: 02_01874231_2021_PAGINA 01 - OFICIO SECULT - PORTO DRAGAO.pdf
Erro: usou o caractere de ponto "." e adicionou a palavra "processo nĀ°".
Correto: 01_02794495_2021_capa processo.pdf
Erro: nĆ£o manteve o padrĆ£o de formataĆ§Ć£o do tĆtulo nos dois Ćŗltimos documentos inseridos, faltando inserir o nĆŗmero de controle e o nĆŗmero do processo.
Correto: 05_01220584_2021_DESPACHO COAFI - COMUBUSTIVEL JANEIRO.pdf
06_01220584_2021_Nota Empenho - Despesa - Janeiro.pdf
A necessidade de abertura de processos pelas Ć”reas internas da secretaria deverĆ£o ser solicitadas via e-mail para: protocolo@secult.ce.gov.br . O Protocolo criarĆ” a primeira folha do processo e encaminharĆ”, por meio do e-mail institucional do protocolo, a capa do processo para o e-mail institucional da Ć”rea que solicitou a abertura.
O setor solicitante deve enviar e-mail para remoto@secult.ce.gov.br com o texto abaixo solicitando a criaĆ§Ć£o da pasta do processo no FTP.
Os arquivos que necessitam de assinatura devem estar assinados para subir no FTP.
Ao ser despachado, o processo precisa ser tramitado no Viproc e avisado por e-mail ao setor de destino.
Processos fĆsicos que jĆ” estĆ£o em tramitaĆ§Ć£o devem ser digitalizados pela Ć”rea em que o processo se encontra fisicamente, e colocados no Drive, na pasta da Ć”rea, compartilhado pelo gabinete.
Os processos constantes na pasta do Drive jĆ” compartilhada com cada coordenadoria serĆ£o organizados pelo Gabinete em pasta no FTP.
O setor solicitante deve enviar e-mail para remoto@secult.ce.gov.br com o texto abaixo solicitando a criaĆ§Ć£o da pasta do processo no FTP.
Ao ser despachado, o processo precisa ser tramitado no Viproc e avisado por e-mail ao setor de destino.
Entrar em contato com o setor que despachou o processo e solicitar o endereƧo da pasta dentro do FTP.
Insira no comeƧo do nome do arquivo a palavra excluir.
Alguns arquivos podem dar erro ao tentar abrir diretamente do FTP. A recomendaĆ§Ć£o Ć© baixar o documento para o computador e depois solicitar a sua abertura.
Clicar no botĆ£o salvar. O local para salvar o arquivo fica a critĆ©rio do usuĆ”rio.
No Google Chrome o arquivo, para acesso rĆ”pido, vai ficar na barra inferior do seu navegador. Como estĆ” mostrado na imagem acima. Basta clicar no arquivo e executar o inĆcio da instalaĆ§Ć£o.
O arquivo vai abrir uma caixa "Aviso de SeguranƧa" perguntando se o usuĆ”rio "Deseja executar este arquivo?", serĆ” necessĆ”rio clicar no botĆ£o EXECUTAR para seguir com a instalaĆ§Ć£o.
Seguindo o processo de instalaĆ§Ć£o, o prĆ³ximo passo Ć© aceitar o "Acordo de LicenƧa" clicando no botĆ£o Aceitar
O prĆ³ximo passo Ć© escolher o "Tipo de InstalaĆ§Ć£o", o usuĆ”rio precisa marcar o "InstalaĆ§Ć£o TĆpica'' (recomendado) e clicar no botĆ£o PrĆ³ximo.
Em "Ajuste iniciais de usuĆ”rio" deve escolher o Estilo de Interface de usuĆ”rio, clicar em Commander, em seguida clicar no botĆ£o PrĆ³ximo.
Depois de fazer as configuraƧƵes necessĆ”rios, aparecer a janela "Pronto para Instalar" e o usuĆ”rio clica no botĆ£o Instalar
O usuĆ”rio deve aguardar o processo de instalaĆ§Ć£o, que deve levar alguns minutos. NĆ£o precisa clicar em nenhum botĆ£o nesse momento.
O sistema irĆ” informar que foi feita a instalaĆ§Ć£o, deixe marcado os seguintes campos: Executar WinSCP e Abrir pĆ”gina web para iniciantes. ApĆ³s isso clique no botĆ£o Concluir.
Acessando o FTP com o login e senha, que foram enviados via GLPI, o usuĆ”rio terĆ” a visĆ£o de dois locais onde estĆ£o os arquivos.
Ć esquerda a ferramenta mostra os arquivos que estĆ£o no computador (pessoal) do usuĆ”rio. Ć direita a ferramenta mostra os arquivos/pastas criados para as instruƧƵes processuais.
Para transferir um arquivo para a pasta que estĆ” dentro do Home Office, basta copiar o arquivo selecionado, usando CLTR+C (copiar) ou clicando com o segundo botĆ£o do mouse em cima do nome do arquivo e clicando em COPIAR
Para transferir o arquivo selecionado, use CLTR+V (colar) ou clicando no segundo botĆ£o do mouse na Ć”rea/pasta para transferir o arquivo clicando em COLAR.
Uma caixa de upload vai aparecer para confirmar a transferĆŖncia do arquivo. Confirme no botĆ£o OK e aguarde a transferĆŖncia finalizar.
O usuĆ”rio pode clicar em cima do arquivo, com o segundo botĆ£o do mouse, e visualizar algumas aƧƵes que podem ser executadas, como: Abrir, Editar, Download, Duplicar, Mover para, Excluir (aĆ§Ć£o sĆ³ realizada pela TI) e Copiar.
O usuƔrio tambƩm pode encontrar outras ou as mesmas aƧƵes no botƵes que ficam em cima das pastas..
Para baixar os arquivos selecionados
Renomear arquivo remoto selecionado
Atualizar conteĆŗdo do diretĆ³rio
Ir para o diretĆ³rio inicial
Voltar para a pasta anterior do acesso. Na imagem o exemplo clicando no botĆ£o vai voltar para a pasta HOME OFFICE
A aĆ§Ć£o irĆ” avanƧar para pasta que o usuĆ”rio estava. No caso do exemplo da imagem vai para /HOME OFFICE/EDITAIS DE FOMENTO
Todo arquivo tem um caminho para chegar atĆ© ele e facilitar a procura. Em destaque segue o caminho para o arquivo que estĆ” dentro da pasta Processos Judiciais. Essa informaĆ§Ć£o deve ser enviada no email, quando for informado que o documento estĆ” no FPT.
Para copiar, basta clicar na informaĆ§Ć£o em destaque na imagem "Caminho para o arquivo".
SerĆ” aberto uma caixa de aĆ§Ć£o, onde o caminho jĆ” estĆ” selecionado. Basta usar o comando CLTR+C e fechar a caixa, clicando no X, e copiar a informaĆ§Ć£o usando CLTR+V no corpo do email.
š§š¼āāļø Administrador: a equipe da COTIGD Ć© a Ćŗnica que consegue excluir os arquivos e pastas (). š©š½āš¼ Equipe gabinete: responsĆ”vel por criar e renomear pastas. š©š½āš» UsuĆ”rio comum: conseguem inserir e visualizar arquivos.
Ć preciso obedecer as regras de nomenclatura dos arquivos. Caso precise de ajuda, veja as seƧƵes com as e de .
Caso o setor necessite de algum processo que jĆ” tenha sido digitalizado, esteja na pasta do Drive, mas ainda nĆ£o tenha sido incluĆdo no FTP, a Ć”rea deve seguir o item "".
indicando a necessidade de exclusĆ£o de arquivo no FTP e informe o nome do arquivo e o local onde ele se encontra no FTP.
Caso o problema permaneƧa, .
O usuƔrio terƔ que baixar o seguinte arquivo WinSCP por esse . Espere a pƔgina carregar totalmente, pois o download serƔ iniciado automaticamente.
ConfiguraĆ§Ć£o: Protocolo de arquivo: selecionar FTP Criptografia: sem criptografia Host: secult.ddns.net Porta: 10021 UsuĆ”rio e senha devem ser solicitados Ć COTIGD (Coordenadora de Tecnologia da InformaĆ§Ć£o e GovernanƧa Digital) .
